Forespørgsel på automatiseringsprojekt: (Simply CRM / e-conomic / Zapier / Calendly & Google Workspace / Softr/Airtable)

Hovedpunkter i løsningen:

1. Geografisk Booking: Zone-styret booking via Calendly (baseret på postnumre).
2. iPad-salg: Optimering af e-conomic til lynhurtig tilbudsgivning hos kunden inkl. automatisk 50/50 fakturering.
3. Logistik-motor: Google Sheets-baseret planlægning, der via et "vandfalds-princip" booker underleverandører (Maler A -> Maler B) via SMS.
4. AI-Sekretær: Integration af ChatGPT til håndtering af svarkladder i Gmail.
5. Dokument-flow: Automatisk indhentning og arkivering af rapporter og fuldmagter i Simply CRM.

Vi forventer:

• En køreklar løsning (Turn-key).
• En grundig dokumentation og oplæring, så vi selv kan drifte og justere systemet efterfølgende.
• En fast pris eller et skarpt estimat på projektet.

Kravspecifikation: Automatisering af salgs- og logistikflow (Julius Engine)

Formål:

At automatisere kunderejsen fra lead til slutafregning for at frigøre ca. 40 timers manuel administration om ugen. Systemet skal optimere geografisk kørsel, automatisere 50/50 fakturering og håndtere underleverandører (UL) via en logistik-motor.

Punkt 1: Geografisk Booking (Calendly & Google Workspace)

• Opsætning af Calendly Routing Forms, der sorterer kunder baseret på postnummer.
• Integration til Google Kalender, hvor Julius’ tid er opdelt i zoner (f.eks. Nordsjælland om onsdagen).
• Automatisk oprettelse af lead i Simply CRM og en ny række i et Google Sheet (Logistik-ark) ved hver booking.

Punkt 2: iPad-salg & Økonomi (e-conomic & Zapier)

• Konfiguration af iPad-venlig tilbudsskabelon i e-conomic med store CTA-knapper (Acceptér/Møde/Ret).
• Trigger-logik: Ved accept skal systemet automatisk:

1. Oprette og sende Rate 1 faktura (50%) i e-conomic.
2. Sende en velkomstmail/SMS med link til en teknisk formular.

3. Logistik-motor & UL-håndtering (Google Sheets & SMS)

• Opbygning af et Google Sheet, der automatisk beregner projektfaser (Gulv ➔ Maler ➔ Rengøring) ud fra kundens adgangsdatoer.
• Vandfalds-SMS: Zapier-flow der sender SMS-opgaver til underleverandører med prioritet (Maler A, derefter Maler B ved manglende svar efter 4 timer).
• Integration af teknisk info (farvekoder/laktyper) direkte fra kundens formular til Google Sheet og UL-arbejdsseddel.

4. Dokumentstyring & Arkivering (Simply CRM & Google Drive)

• Automatisk indhentning og arkivering af indflytningsrapporter, fuldmagter og farvekoder på kundekortet i Simply CRM.
• Automatisk oprettelse af kundemapper i Google Drive.

5. AI-Sekretær & Afslutning (OpenAI & Gmail)

• AI-svarkladder: ChatGPT skal integreres med Gmail for at skrive kladder på generelle forespørgsler.
• Sikkerhedsbremse: Systemet skal tjekke for reklamationer i Simply CRM (> 2.500 kr.), før Rate 2 faktura (50%) sendes automatisk efter 8 dage.
• Post-salg: Automatisk udsendelse af fraflytningsrapport til lejer og Trustpilot-invitation til kunden.
• AI-Kvalitetskontrol: Scanning af håndværker-billeder via GPT-4 Vision for fejlfinding.
• Kunde-Dashboard: Opsætning af simpel kundeportal (f.eks. i Softr), hvor kunden kan følge deres sag live.

Der kan komme små ændringer og vi er åbne for andre løsninger med samme resultat, det er vigtig vi selv er i stand til at styre det selv i stor udstrækning og så en fysisk oplæring og gennemgang med os vil være et krav og skal regnes med i tilbud.